Vajangu Perefarm on ettevõte, mis võtab vastu igal kuul ligi 800 tellimust – e-posti, telefoni, ja Facebooki teel. Iga tellimus tuli käsitsi kirja panna, sisestada arvutisse, arvutada summad ja koostada komplekteerimis- ning transpordilehed. See tähendas vähemalt 80 töötundi kuus korduvat tegevust, suurendas vigade ja andmekadu ohtu ning nõudis pidevat tähelepanu, et vältida vigu.
Admin vaade võimaldab töötajatel hallata tellimusi, printida lehti ja jälgida staatust
Probleemist ideeni
Kui me projekti alguses tööprotsesse kaardistasime, sai kiiresti selgeks, et kogu tellimuste haldust on võimalik teha palju lihtsamaks. Eesmärk oli luua automatiseeritud tellimuste haldamise süsteem, mis:
- Vähendaks käsitööd
- Muudaks protsessi kiiremaks ja täpsemaks
- Looks parema kliendikogemuse
- Tagaks, et kõik andmed on vajalikele töötajatele kättesaadavad
- Koondaks tellimused ühte andmebaasi
- Tekitaks klientidele usaldust, et nende tellimus on vastu võetud
Uus lahendus – lihtne ja selge tellimuste süsteem
Lahendus ühendab kogu tellimuse elutsükli – kliendist kuni arve koostamiseni.
Oma tellimuse värskele sealihale saad esitada ja uut tellimisvormi vaadata siit: https://tellimine.perefarm.ee/order
Kliendi vaade on lihtne ja selge:
- Klient valib, millisest peatusest soovib kauba kätte saada
- Märgib tooted ja kogused ning näeb kohe ligikaudset summat
- Kui sisestab e-posti aadressi, saab ta automaatse kinnituse tellimuse kättesaamise kohta, mis annab kindlustunde, et kõik on korras
💬 Kliendi tagasiside
"Tegin just tellimuse läbi uue vormi ja see on väga mugav" – Irina
Töötajate poolel toimuvad muutused veel suuremad:
- Tellimused koonduvad automaatselt andmebaasi
- Võimalus printida komplekteerimise ja transpordi lehti <10 sekundiga
- Hallata ja korrigeerida tellimusi
- Koostada automaatseid arveid
- Jälgida tellimuste staatust ("uus", "täitmisel", "tühistatud", "arve saadetud")
- GDPR-iga vastav andmekaitse lahendus ja võimalus klientidelt koguda e-posti aadresse uudiskirjade saatmiseks (nõusoleku alusel)
GDPR-iga vastav turundusnõusoleku haldussüsteem võimaldab töötajatel hallata klientide nõusolekuid uudiskirjade saatmiseks
Rakendus on loodud Cursor, GitHub, Supabase ja Vercel platvormidel ning on üles ehitatud nii, et seda saab tulevikus kasutada ka teistes valdkondades või ettevõtetes.
Tulemus
Kõige nähtavam muutus on aja kokkuhoid – tellimuste töötlemise aeg vähenes tundidelt minutitele. Kadus ära vajadus tellimusi käsitsi sorteerida ja ringe käsitsi paika panna. Kõik vajalik info liigub ühest kohast ja on kõigile osapooltele nähtav.
Ka kliendi jaoks on kogemus sujuvam – tellimuse kinnituse saamine e-kirja teel annab kindlust, et kõik on korras, ja süsteem kuvab kohe ka ligikaudse summa. Esimesel kasutuspäeval sisestati süsteemi juba üle 40 tellimuse – märk sellest, et lahendus on kasutajasõbralik ja töötab päriselus.
Õppetunnid ja järgmised sammud
See projekt kinnitas, kui suur väärtus on eelneval protsesside ja klienditeekonna kaardistamisel. Tänu sellele sündis süsteem, mis sobib täpselt ettevõtte tegelike vajadustega.
Arenduse käigus kaasasime testgruppe ja nende tagasiside aitas parandada kasutusmugavust juba enne ametlikku käivitust.
Järgmine samm on jälgida süsteemi tööd päriselus – vajadusel kohandada töövooge ja täiendada rakendust automaatsete aruannete ja teavitustega.
Kas tahad teada, kuidas saan sind toetada?
Kui su ettevõte vajab samuti protsesside optimeerimist või automatiseerimist, võta ühendust! Aitan leida just sinu vajadustele sobiva lahenduse.
Kirjuta mulle